Juiste Auditfiles genereren uit Exact Globe ?>

Juiste Auditfiles genereren uit Exact Globe

Problemen vragen om oplossingen

Er is altijd veel te doen geweest over auditfiles. Wat moet je nu met die bestanden? Een veelgehoorde opmerking is ‘die vraag ik niet op, want ze kloppen toch niet.’ Een opmerking die zeker kan kloppen wanneer de auditfile vanuit Exact wordt gegenereerd. Vaak sluiten de auditfiles niet aan met de kolommenbalans. Waardoor weet ik ook niet, maar ik kan me zomaar voorstellen dat dit verschil komt door de boek-of rapportagedatum.

Zo moeilijk moet het toch niet zijn om met 1 druk op de knop een sluitende auditfile te genereren? Hierom ben ik de afgelopen tijd wat bezig geweest om een ‘één-druk-op-de-knop auditbestand’ te maken.

Hoe werkt dit dan?

Exact heeft als voordeel dat er via Windows Authenticatie verbinding wordt gemaakt met de SQL database. Dat betekent dat je vanaf de werkplek waar Exact draait, ook via bijvoorbeeld Excel verbinding kan maken met de database.

Het enige wat er dan nog nodig is, is een query waarmee de financiële transacties opgehaald kunnen worden. Deze query heb ik opgeslagen in een ODC-bestand (zie onderstaande link). ODC staat voor Office Data Connection. Hierin sla je verbindingsinstellingen op, zoals servernaam en databasenaam. Daarnaast wordt ook de volledige query opgeslagen.

Er zijn drie dingen die je nog even moet weten: de SQL Server naam + het nummer van de administratie + boekjaar.
In bijgevoegd ODC-bestand heb ik deze drie dingen ook staan:
–          |Boekjaar| –> Boekjaar waarover mutaties opgehaald moeten worden (bijv. 2016)
–          |InitialCatalog| –> Nummer van de administratie (bijv. 007)
–          |DataSource| –> Naam van de SQL Server (bijv. SRVEXACT)

Bovenstaande drie parameters moeten in het ODC bestand gewijzigd worden. Dit doe je eenvoudig door het bestand in bijvoorbeeld Notepad te openen.
Na opslaan kan je dubbelklikken op het bestand, daarna nog een veiligheidswaarschuwing accepteren en klaar! Succes!

Download hieronder het ODC-bestand.
ODC voorbeeld bestand

Klik hier om naar onze site te gaan

3 gedachten over “Juiste Auditfiles genereren uit Exact Globe

  1. ODC bestand werkt prima.
    Mij valt alleen op dat er geen beginbalans in de geëxporteerde data zit.
    Zit deze in een andere tabel in Exact?
    Is hier ook een snelle oplossing voor?

    Verder ben ik wel benieuwd of dit ook voor andere softwarepakketten beschikbaar is.

    Bedankt voor de blog!

    1. Hallo Jaco,

      Bedankt voor je bericht. In Exact wordt niet echt een beginbalans geboekt, dit is normaal gesproken het saldo van alle voorliggende mutaties.
      Het is afhankelijk van of en hoe een boekjaar wordt afgesloten of er op deze manier een beginbalans gegenereerd kan worden.

      Exact is het eerste pakket waarvoor deze koppeling zo gemaakt is, omdat de auditfiles daar het minst bruikbaar zijn. Ik sluit niet uit dat hier meer pakketten aan worden toegevoegd.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *