Automatisch Rapporten in PowerPoint afgeleverd per mail in SQL Server Reporting Services (SSRS) ?>

Automatisch Rapporten in PowerPoint afgeleverd per mail in SQL Server Reporting Services (SSRS)

Een essentieel onderdeel van goede managementinformatie is zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment in de juiste vorm op de juiste plek wordt afgeleverd.

SQL Server Reporting Services (SSRS) had al de mogelijkheid om rapportages per mail te versturen. De rapportages konden al wel in Excel, PDF en Word worden geëxporteerd, maar nog niet in PowerPoint. Vanaf versie 2016 is ook PowerPoint toegevoegd als output mogelijkheid. In deze blog laten we zien hoe een SSRS rapport gescheduled als PowerPoint bestand per mail verstuurd kan worden.

E-mail instellingen

Allereerst moet in de Reporting Services Configuration Manager de e-mail instellingen worden aangepast, zodat de Reporting Server weet met welk mailadres de mailtjes verstuurd moeten worden. Open de Reporting Services Configuration Manager.

01 .reportingmanager

Selecteer de juiste Report Server Instance

02. connect to server

Klik in het linkermenu op E-mail settings

03. Email settings

Vul de gegevens van de e-mail server in en gebruik de credentials van een e-mailadres dat de mailtjes moet gaan versturen.

04. Email settings

Nieuw Rapport aanmaken

Open de WebPortal URL van de Reporting Server en kies voor New – Paginated Report

05 New paginated report

Report Builder wordt nu geopend. In het gevolg Report Builder nog niet geïnstalleerd is, word je doorgeleid naar de download locatie van deze applicatie.

Kies in het volgende scherm voor de Chart Wizard:

07 New report

Aanmaken Dataset

De volgende stap is het aanmaken van een nieuwe Dataset.

08 New data set
In deze blog gaan we verbinding maken met een database waarin onder meer Omzet gegevens per vestiging zijn opgenomen.

Kies voor New om een nieuwe DataSource aan te maken.

09 New

Geef de DataSource een naam en kies voor Build.

10 Properties

Vul de gegevens van de Database in en geef de Credentials op van de database waarmee verbinding moet worden gemaakt.

11 connection props

Nadat de verbinding is gemaakt, zie je een overzicht van de tabellen in de database. Je kunt gebruik maken van de Query Wizard of rechtstreeks een SQL query ingeven door op Edit as Text te klikken.

12 Query Edit TExt

Voor deze blog is een query gebruikt die de gegevens per vestiging per maand ophaalt voor het jaar 2016.

13 Edit Query

Chart Type

In het volgende scherm kiezen we als grafiek type de Line Chart.

14 Line Chart

In het volgende scherm worden de velden uit de database gekoppeld als Category, Serie en Values.

15 chart fields

Klik op OK en je ziet het voorbeeld van de grafiek.

Opslaan van het rapport

Klik op File – Save As

16 Save as

Je kunt het rapport nu opslaan op de web url locatie van de Reporting Server:

17 Save to reportserver

Ga in een browser naar de web url van de Reporting Server en je ziet daar het VoorbeeldRapport staan en je kunt deze online ook bekijken.

18 VoorbeedlRapport

Aanmaken Subscription

Klik op de drie puntjes rechts bovenin de tile van het VoorbeeldRapport en kies voor Manage.

19 Manage

Kies in het Linkermenu voor Subscriptions.

20 Subscriptions

Kies in de menubalk bovenin voor New Subscription.

21 new subsc

Geef de subscription een Naam en kies voor een Standard Type subscription.

22 Standard

Scroll naar beneden en stel de E-mail instelling in. Geef aan naar wie het rapport moet worden verzonden en geef onder Render Format het type PowerPoint aan.

23 Email settinghs

Stel het Schedule in hoe vaak het rapport moet worden verstuurd en klik op Apply.

Email komt binnen

Automatisch wordt nu het mailtje verstuurd op de momenten die zijn ingesteld in het schedule. Het rapport met de geüpdatete gegevens komt als een PowerPoint bestand in de mail binnen.

24 email is binnen

Afsluiting

SQL Server Reporting Services maakt het heel eenvoudig om automatisch rapporten te versturen per mail. Vanaf de versie 2016 is PowerPoint ook een output mogelijkheid die gebruikt kan worden. Een mooie uitbreiding om gebruikers op het juiste moment van de juiste informatie in het juiste formaat te kunnen voorzien.

 

 

Klik hier om naar onze site te gaan

Eén gedachte over “Automatisch Rapporten in PowerPoint afgeleverd per mail in SQL Server Reporting Services (SSRS)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *